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Externe Texter briefen

Externe Texter briefen

Vor 10 Jahren war es noch undenkbar, dass Unternehmen Texter für ihre Unternehmenskommunikation einstellen. Erst in den letzten Jahren entwickelte sich ein Verständnis für die Relevanz anspruchsvoller Texte. Dementsprechend groß ist der Bedarf an Textern. Während größere Unternehmen problemlos Stellen für den Textbereich schaffen können, sind kleinere Unternehmen auf externe Hilfe angewiesen. Damit diese reibungslos und ohne Missverständnisse funktioniert, ist ein gutes Briefing notwendig. Nur so kann der Texter ohne Zeitverschwendung seine Arbeit erledigen.

Was sollte ein Briefing enthalten?

1. Name des Unternehmens

Der Name des Auftraggebers gehört grundsätzlich zu einer Beauftragung

2. Name und Kontaktdaten des beauftragenden Bearbeiters

Um Zeit zu sparen, ist es wichtig, dass der Texter den zuständigen Bearbeiter direkt erreichen kann und sich nicht erst durchfragen muss

3. Anlass des Briefings

Ohne konkretes Thema bzw. Anlass weiß der Texter nicht, worüber er schreiben soll.

4. Format und Umfang, in dem der Text/die Texte veröffentlicht wird/werden

Jeder Text besitzt einen anderen Aufbau und Tonalität entsprechend dem Medium, in dem er veröffentlicht wird. In den sozialen Netzwerken herrscht oft ein lockerer Ton, während eine Pressemitteilung, ein Fachtext oder ein Bericht eher einen seriösen Ton anschlägt.

Auch der Umfang ist für den Texter wichtig, damit er den Text entsprechend dem verfügbaren Umfang strukturieren und schreiben kann.

5. Welche Zielgruppe soll damit erreicht werden? Was soll damit erreicht werden? Welches Gefühl soll der Text bei der Zielgruppe hinterlassen?

Ein Text bedeutet Kommunikation. Dafür muss der Texter wissen, wen er anspricht. Nur so kann er den Schwerpunkt auf die Bedürfnisse der Zielgruppe legen und das gewünschte Ziel erreicht werden.

6. Persona

Nur, wer die Zielgruppe kennt, kann zielgerichtet kommunizieren. Daher ist die Kenntnis der Zielgruppe unabdingbar. Am besten gelingt dies mit einer Persona.

7. Wie ist die Tonalität des Unternehmens?

Jedes Unternehmen besitzt seine eigene Sprache. Ein High-Tech-Unternehmen wird einen eher seriösen Ton anschlagen. Ein Start-up setzt auf einen lockeren Zungenschlag. Diese Tonalität muss im Text beachtet werden, um die Unternehmenssprache zu wahren.

8. Deadline für den Erstentwurf

Organisation ist alles. Auch ein Texter benötigt ein Ziel.

9. Deadline für den finalen Entwurf

Siehe oben

10. Recherchequellen/Informationsmaterial aus dem Unternehmen des Auftraggebers

Recherchematerial aus dem Unternehmen hilft dem Texter dabei, sich in das Thema reinzuarbeiten. Auch ein adäquater Ansprechpartner zum Fachthema kann helfen. Natürlich recherchieren Texter ohnehin, wenn sie texten – zumindest gute Texter machen das –, aber es ist hilfreich, wenn vom Unternehmen selbst schon Informationen kommen.

11. Eventuell vorhandene ähnliche Texte

Anhand dieser Beispieltexte kann der Texter sehen, worauf das Unternehmen bei seiner Textarbeit Wert legt.

Aufbau eines Briefings

Gern berate ich Sie zu einem korrekten Briefing. Kontaktieren Sie mich per E-Mail oder per Telefon.

Verständlich schreiben

Verständlich schreiben

Vor einiger Zeit redigierte ich die wissenschaftliche Arbeit eines Doktoranden. Ich kämpfte mich durch 120 Seiten reines Fachchinesisch, formulierte um, strukturierte, machte Anmerkungen und korrigierte. In meinem Fazit für den Doktoranden schrieb ich Folgendes: „Wissenschaftlich zu schreiben, heißt nicht, unverständlich zu schreiben. Wissenschaftliches Schreiben bedeutet, Fachwissen so zu kommunizieren, dass auch ein Laie Ihre Arbeit versteht.“.

Viele Experten sprechen und schreiben „Fachchinesisch“. Mindestens genauso viele Beamte sind in ihrem Amtsdeutsch verhaftet und wundern sich, dass der Hilfesuchende nicht versteht, worum es geht. Auch Juristen neigen zur „Rechtssprache“, was nicht selten zu irritierten Rückfragen der Mandanten führt. Kann man diesen Menschen einen Vorwurf machen? Nein, natürlich nicht. Diese Fach- oder Amtssprache wird ihnen anerzogen – während ihres Studiums oder ihrer Ausbildung. Und hier liegt das Problem. Experten befinden sich unter Experten. Sie sprechen wie Experten und erwarten, dass das jeder versteht. Solange sie unter ihresgleichen sind, ist das unproblematisch. Schwierig wird es, wenn ihre Fachartikel/Erkenntnisse der breiten Öffentlichkeit kommuniziert, diese im Marketing als Verkaufs- oder Expertisen-Text eingesetzt werden sollen oder als Lehrmaterial für Studenten dienen.

Dasselbe gilt fürs Amtsdeutsch. Nicht selten werden Arbeitssuchenden die Unterstützungen gestrichen, weil sie amtliche Schreiben nicht verstanden haben. Ähnlich geht es Mandanten, die Aufforderungen von Anwälten nicht nachkommen, weil ihnen das Schreiben unverständlich war. Mit einer einfachen und verständlichen Sprache würde das nicht passieren.

Einfache Sprache für Experten

Die Medien sind voll mit Berichten über die Wichtigkeit barrierefreier Webseiten. Dabei ist eine einfache Sprache genauso wichtig für die Bewältigung des Alltags, dem Lernen und das allgemeine Verständnis. Einfache Sprache spielt bereits in der Schule eine Rolle. Lehrbücher und Prüfungsaufgaben müssen verständlich sein. Es geht weiter mit der Ausbildung und dem Studium und endet bei alltäglichen Dingen wie Behördengänge, Rechtsstreitigkeiten und Beantragung von finanziellen Hilfen. Immerhin 6,2 Millionen Menschen in Deutschland können laut der Deutschen Welle nicht richtig lesen. Für sie ist eine einfache Sprache unabdingbar. Doch was macht eine einfache Sprache aus? Einfache Sprache…

  • verzichtet auf Fremdwörter oder erklärt diese verständlich,
  • setzt nur ein Komma in einem Satz, d. h. Hauptsatz + Nebensatz,
  • besteht aus Sätzen mit höchstens 15 Wörtern,
  • meidet Abkürzungen,
  • nutzt keine Fachtermini,
  • ist aktiv und nicht passiv,
  • nutzt keine Ironie, Metaphern oder Redewendungen,
  • ersetzt abstrakte Begriffe durch einfache,
  • verwendet bekannte Wörter wie „Geld“ statt „Zahlungsmittel“,
  • nutzt möglichst wenig Substantivierungen,
  • trennt Wortzusammensetzungen mit einem Bindestrich,
  • ist strukturiert,
  • ist der Alltagssprache nah.

Werden diese 13 Punkte beachtet, wird das Verständnis des Textinhalts verbessert und das Kommunikationsziel erreicht. Hier gibt es noch viel Nachholbedarf in Behörden, Schulen, Institutionen und Unternehmen. Nach wie vor verlieren sich viele Autoren in Endlossätzen, Fachbegriffen, Paragrafen und umständlichen Satzkonstruktionen und gehen damit am eigentlichen Zweck Ihres Textes vorbei – zu informieren, zu verkaufen, zu klären.